خبير الأرشفة الإلكترونية يوضح كيفية حماية الوثائق المؤسسية

استعرض د.محمد عزت آمنة خبير الأرشفة الإلكترونية وأمن الوثائق، كيفية حماية الوثائق المؤسسية في أوقات الأزمات والطوارىء، موضحا أن أي مؤسسة تكون معرضة لحدوث أزمات أو كوراث طبيعية، لذلك من المفترض أن يكون لكل مؤسسة خطة الطوارئ الخاصة بها، هذه الخطط يكون الهدف منها تقليل الآثار السلبية لهذه الازمات، وتكون الأولوية الأولى لحماية الأفراد والممتلكات، الأولوية بالنسبة لنا كمتخصصين حماية الوثائق التي تمثل الذاكرة المؤسسية للمؤسسات سواء كانت خاصة أو تابعة للدولة.

وأضاف خلال لقاء مع برنامج (تحيا مصر) أنه في مجال أمن إدارة الأزمات هناك سيناريوهات متوقعة لأنواع مختلفة من الأزمات والتصور الأمثل للتعامل معها، موضحا أنه عند وضع تخطيط طوارئ لحماية وثائق مؤسسات الدولة أو أي مؤسسة خاصة نبدأ بما يسمى تقدير المخاطر التي يمكن التعرض لها سواء مخاطر طبيعية مثل الزلازل والأعاصير أو الفيضانات، أو عوامل بشرية مثل المخاطر التقنية كالقرصنة على نظم الأرشفة الإلكترونية أو محاولة قرصنة بيانات خاصة بالدولة أو عمل قرصنة على أنظمة البنوك، أو مخاطر النزاعات المسلحة والحروب، والخطوة الثانية هي معرفة تأثير هذه المخاطر والمدة الزمنية اللازمة لاستئناف العمل، ووجود نسخ احتياطية للوثائق.

وأوضح د.عزت أهمية اختيار فريق الطوارئ لتطبيق الخطة وحماية الوثائق وهو المسئول عن التعامل الأول لإدارة الأزمة، لافتا إلى أن كل مؤسسة تمتلك ما يسمى وثائق حيوية لا يمكن تعويضها وأثناء وضع خطة الطوارئ لابد من أن تحدد كل مؤسسة الوثائق التي يجب إنقاذها تحت أي ظرف، كما تتضمن الخطة تحديد أماكن هذه الوثائق.                                 

وأشار إلى أن تطبيق خطة الطوارئ هو العامل الحاسم في نجاح إنقاذ الوثائق، وعدم الاكتفاء بوضع الخطة ولكن لابد من مراجعتها، عن طريق عمل سيناريوهات مختلفة تمثل محاكاة للكوارث والأزمات المختلفة وتجريب الخطة والتأكد من قيام كل عنصر من عناصر الفريق بدوره، لافتا إلى أن الخطة التي لا تختبر وقت الاستقرار لا تفيد وقت الأزمة، فالمحاكاة تظهر قدرة المؤسسات الحقيقية على مواجهة الأزمات المختلفة لمعرفة العيوب والعمل على تلافيها.

وقدم مقترحا للدولة أوضح فيه أهمية وجود خطة وطنية تكفل وضع الأطر والسياسات لإدارة وتأمين الوثائق سواء الورقية أو الإلكترونية، مشيرا إلى أن الرقمنة تعد نوعا من أنواع التحول الرقمى وإدارة الوثائق، لكن وجود خطة وطنية لإدارة الوثائق تحقق السيطرة والتأمين والإتاحة وسهولة الاسترجاع عند الحاجة.

برنامج (تحيا مصر) يعرض على شاشة الفضائية المصرية في الثانية ظهرا فكرة وإخراج حسام الدين حامد ومن تقديم أحمد عبد العظيم.